Электронные архивы: как бизнесу перейти от бумаги к цифровому управлению документами

Почему бумажный архив — это тормоз для бизнеса

Основные проблемы хранения документов в бумажном виде

• Затраты на бумагу, картриджи, шкафы и площади хранения

• Уязвимость к утрате данных из-за пожаров, затоплений, краж

• Трудности с поиском нужных документов

• Ограниченный доступ: только один сотрудник может работать с оригиналом одновременно

Риски несоблюдения законодательства

Хранение и обработка документов в бумажном виде требует строгого соблюдения нормативных сроков, что может привести к штрафам и судебным спорам в случае ошибок.

Что такое электронный архив и зачем он нужен

Понятие и преимущества

Электронный архив — это система, позволяющая хранить, систематизировать, защищать и быстро находить цифровые версии документов. Она помогает сократить издержки, ускорить бизнес-процессы и обеспечить соответствие требованиям законодательства.

Ключевые выгоды для бизнеса

• Мгновенный доступ к документам из любой точки мира

• Контроль доступа и разграничение прав пользователей

• Снижение затрат на офисное пространство

• Интеграция с другими ИТ-системами

• Упрощение документооборота между подразделениями и партнёрами

Какие документы переводятся в электронный архив

Типовые категории

• Договоры и соглашения

• Первичные бухгалтерские документы

• Кадровые документы

• Распорядительная документация

• Техническая и проектная документация

Перевод в электронную форму особенно актуален для предприятий с большим документооборотом: производственных компаний, банков, госструктур, торговых сетей.

Как выбрать систему электронного архива

Ключевые критерии при выборе

• Соответствие российскому законодательству (включая ФЗ-63 и ГОСТ Р 7.0.97)

• Поддержка ЭП (электронной подписи)

• Гибкие возможности поиска и фильтрации

• Масштабируемость и отказоустойчивость

• Возможность интеграции с ERP, CRM и ECM

Этлас-Софт предлагает комплексное решение, соответствующее этим требованиям — система электронного архива, которая уже успешно применяется в госсекторе, промышленности и банковской сфере.

Внедрение: этапы цифровизации архивного хранения

1. Анализ текущего документооборота

2. Оцифровка архивных бумаг и настройка классификации

3. Внедрение системы хранения и настройки прав доступа

4. Обучение сотрудников

5. Интеграция с другими ИТ-системами

Важно понимать, что внедрение — это не разовое мероприятие, а стратегический шаг к повышению эффективности работы с корпоративной информацией.

Заключение

Электронный архив — это не просто модное решение, а необходимый инструмент для современных организаций. Он позволяет сократить расходы, минимизировать риски и обеспечить безопасность данных в условиях растущих требований к цифровому управлению информацией.